Viết tốt một email không chỉ giúp người nhận nắm đầy đủ và chính xác các thông tin cần trao đổi mà còn thể hiện được kinh nghiệm, kiến thức và cách làm việc chuyên nghiệp của người gởi. Bài này tôi chia sẻ về cách viết một email sao cho đúng cách và hiệu quả dựa trên kinh nghiệm và công việc hiện tại.

1. Cách trình bày.

Về cấu trúc, một email nên có các thành phần sau:

• Subject
• Greeting
• Introduction
• Main content
• Final sentence
• Closing
• Your name & signature

– Subject: Tiêu đề của email cần gởi nên ghi ngắn gọn nhưng bao quát được vấn đề chính, một tiêu đề tốt sẽ giúp người đọc dễ dàng biết được nội dung của bức thư, có thể xếp độ ưu tiên để đọc cũng như dễ dàng lưu trữ và tìm kiếm lại về sau. Một ví dụ về Good & Bad Subject:

Bad Subject: Process Meeting.
Good Subject: Project ABC Testing Process Meeting – 10 a.m. February 01, 2016.

– Greeting: Có nhiều cách để chào mở đầu email, bạn có thể dùng Dear, Hi, Hello hoặc đơn giản là ghi tên người nhận tùy thuộc vào văn hóa của mỗi tổ chức, tôi thường dùng “Hi” cho thân thiện và không quá trang trọng. Một vài Greeting tham khảo:

Dear Professor Smith,
Hello Ms. McMahon,
Hi Mary Jane,
Bill,

– Introduction: Nếu là lần đầu tiên trao đổi và người nhận chưa biết bạn là ai thì cần thiết thêm phần này để giới thiệu ngắn gọn who you are? where are you from? để người nhận biết được họ đang trao đổi với ai. Nếu đã biết nhau thì không cần phần này.
– Main content: Nội dung chính của email, cần ghi ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề, chia thành nhiều đoạn nhỏ nếu nội dung trao đổi nhiều, tránh ghi chung tất cả thành một đoạn dài.
– Final sentence: Sau phần nội dung chính thường sẽ có một dòng ngắn gọn để cảm ơn người nhận, nhất là khi bạn yêu cầu hay nhờ giúp đỡ một việc gì đó, một vài câu hay dùng sau phần main content.

Thank you for your time and consideration
I’m looking forward to hearing from you
Have a wonderful Thanksgiving!

– Closing: Có khá nhiều cách để kết thúc email như:

Thank you,
Best wishes,
See you tomorrow,
Regards,
Sincerely,
Respectfully yours, 

– Your name & signature: Tên bạn (người gởi) và chữ ký. Thông tin này cũng khá quan trọng cho việc nhận biết người gởi cũng như liên lạc lại nếu cần. Chữ ký nên kèm các thông tin cá nhân của người gởi bao gồm Tên, chức danh, bộ phận, thông tin liên lạc (email, phone, social links). Ví dụ một mẫu chữ ký:

—
Mary Johnson
Web Developer
University Communications

Drexel University
3141 Chestnut Street
Main Building, Suite 305
Philadelphia, PA 19104
Tel: 215.895.2000 | Fax: 215.895.6903
drexel.edu

Nếu hoàn thành tốt các phần trên bạn sẽ có một email với định dạng tương tự bên dưới, đây là một mẫu email khá tốt có thể tham khảo và học hỏi:

…Và đây là một mẫu email chưa tốt để rút kinh nghiệm:

2. Mẹo nhỏ:

• Đọc lại email trước khi bấm “Gởi”. Kiểm tra lỗi chính tả, dấu chấm câu, viết hoa thường.
• Ghi nội dung email trước, sau khi hoàn chỉnh mới nhập email người nhận vào sau. Tránh trường hợp gởi nhầm khi email chưa hoàn chỉnh.
• Tập trung vào vấn đề chính, bỏ bớt các ý hay câu từ không cần thiết.
• Kiểm tra file đính kèm trước khi gởi, rất nhiều trường hợp gởi mail nhưng quên đính kèm và phải recall hay gởi lại mail mới.
• Keep CC tất cả những người bạn đề cập đến trong email.
• Hạn chế dùng định dạng màu sắc, in đậm, in hoa nếu không cần thiết. Ưu tiên dạng chữ plain text.
• Kiểm tra lại các link bạn đính kèm trong mail trước khi gởi bằng cách click hoặc truy cập thử.
• Nếu nội dung phần main content quá ngắn, bạn có thể ghi vào tiêu đề (Subject). Ví dụ Subject: Could you please send the February sales report? Thanks!
• Tránh gởi nhầm địa chỉ, hoặc Reply All đến nhiều người không liên quan.

Đây là những chia sẻ của tôi, hy vọng nó sẽ hữu ích!